Reutilizar Archivos entre Módulos
Reutilice archivos en múltiples registros en Zeltask sin crear duplicados. Un manual subido a un activo puede adjuntarse a acciones relacionadas, y las fotos de inspecciones pueden referenciarse en tickets de seguimiento.
Por Qué Reutilizar Archivos
| Beneficio | Descripción |
|---|---|
| Sin duplicación | Un archivo existe en un lugar, sin importar cuántos registros lo usen |
| Consistencia | Todos ven la misma versión del archivo |
| Ahorro de almacenamiento | Reduce el espacio de almacenamiento al evitar copias |
| Trazabilidad | Rastree dónde se usa cada archivo |
Cómo Adjuntar un Archivo Existente
Cuando agrega medios a cualquier registro (activo, acción, inspección, etc.):
Paso 1: Abrir el selector de archivos
- En el registro, localice la sección de medios o archivos adjuntos
- Haga clic en Agregar Medios o +
[Screenshot: Botón Agregar Medios en un registro]
Paso 2: Seleccionar desde la biblioteca
- Elija Seleccionar de Biblioteca (en lugar de subir nuevo)
- Navegue o busque archivos existentes
- Seleccione el archivo que desea adjuntar
- Haga clic en Adjuntar o Confirmar
[GIF: Seleccionando un archivo existente de la biblioteca]
El archivo ahora está vinculado al registro sin crear una copia duplicada.
Ejemplo: Reutilizar un Manual de Equipo
Escenario: Un técnico necesita el manual de un equipo mientras completa una acción.
- El manual se subió originalmente al registro del activo
- Cuando crea una acción para ese activo, el técnico puede adjuntar el mismo manual
- Selecciona el manual desde la biblioteca de archivos
- El manual está ahora disponible directamente desde la acción
Ambos — el activo y la acción — referencian el mismo archivo.
Ver Registros Vinculados
Para ver dónde se usa un archivo:
- Vaya a Archivos y Medios
- Localice el archivo en la biblioteca
- Abra los detalles del archivo
- Vea la sección Usado En para ver todos los registros vinculados
[Screenshot: Detalles del archivo mostrando registros vinculados]
Consejos
- Antes de subir un archivo nuevo, verifique si ya existe en la biblioteca
- Use la función de búsqueda para encontrar archivos rápidamente
- Los archivos vinculados se actualizan en todos los registros cuando se modifican
- Eliminar un archivo de un registro no lo elimina de otros registros o de la biblioteca