Dateien modulübergreifend wiederverwenden
Verwenden Sie Dateien über mehrere Datensätze in Zeltask hinweg, ohne Duplikate zu erstellen. Ein Handbuch, das zu einer Anlage hochgeladen wurde, kann an zugehörige Aktionen angehängt werden, und Inspektionsfotos können in Folge-Tickets referenziert werden.
Warum Dateien wiederverwenden
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| Keine Duplizierung | Eine Datei existiert an einem Ort, egal wie viele Datensätze sie verwenden |
| Konsistenz | Alle sehen dieselbe Version der Datei |
| Speicherersparnis | Reduziert Speicherplatz durch Vermeidung von Kopien |
| Rückverfolgbarkeit | Verfolgen Sie, wo jede Datei verwendet wird |
So hängen Sie eine vorhandene Datei an
Wenn Sie Medien zu einem Datensatz (Anlage, Aktion, Inspektion usw.) hinzufügen:
Schritt 1: Dateiauswahl öffnen
- Suchen Sie im Datensatz den Medien- oder Anhangbereich
- Klicken Sie auf Medien hinzufügen oder +
[Screenshot: Schaltfläche Medien hinzufügen in einem Datensatz]
Schritt 2: Aus Bibliothek auswählen
- Wählen Sie Aus Bibliothek auswählen (statt neu hochladen)
- Durchsuchen oder suchen Sie vorhandene Dateien
- Wählen Sie die Datei aus, die Sie anhängen möchten
- Klicken Sie auf Anhängen oder Bestätigen
[GIF: Auswählen einer vorhandenen Datei aus der Bibliothek]
Die Datei ist nun mit dem Datensatz verknüpft, ohne eine doppelte Kopie zu erstellen.
Beispiel: Gerätehandbuch wiederverwenden
Szenario: Ein Techniker benötigt das Gerätehandbuch während der Arbeit an einer Aktion.
- Das Handbuch wurde ursprünglich zum Anlagen-Datensatz hochgeladen
- Beim Erstellen einer Aktion für diese Anlage kann der Techniker dasselbe Handbuch anhängen
- Er wählt das Handbuch aus der Dateibibliothek
- Das Handbuch ist nun direkt in der Aktion verfügbar
Sowohl die Anlage als auch die Aktion referenzieren dieselbe Datei.
Verknüpfte Datensätze anzeigen
Um zu sehen, wo eine Datei verwendet wird:
- Gehen Sie zu Dateien & Medien
- Suchen Sie die Datei in der Bibliothek
- Öffnen Sie die Dateidetails
- Sehen Sie den Bereich Verwendet in, um alle verknüpften Datensätze anzuzeigen
[Screenshot: Dateidetails mit verknüpften Datensätzen]
Tipps
- Prüfen Sie vor dem Hochladen einer neuen Datei, ob sie bereits in der Bibliothek existiert
- Verwenden Sie die Suchfunktion, um Dateien schnell zu finden
- Verknüpfte Dateien werden über alle Datensätze hinweg aktualisiert, wenn sie geändert werden
- Das Entfernen einer Datei aus einem Datensatz löscht sie nicht aus anderen Datensätzen oder der Bibliothek